紙の山をスマートに！初心者でも簡単、書類の電子化スタートガイド｜千葉電子化

2025年1月25日 2025年1月28日

kami

はじめに：なぜ書類を電子化するのか？

皆さん、デスクの上やキャビネットの中に溜まり続ける紙の書類に困ったことはありませんか？契約書や請求書、報告書、メモなど、ビジネスにおいて紙の書類は避けられないものですが、増え続けると管理が大変になりますよね。探したい書類が見つからず、時間を無駄にしてしまった経験がある方も多いのではないでしょうか？

今日はそんな悩みを解決する飯島写真製作所、代表の飯島一扶です！「書類の電子化」についてご説明させていただきます。
電子化とは、紙の書類をスキャナーなどを使ってデジタルデータに変換し、パソコンやクラウド上で管理することを指します。

書類を電子化することで、オフィスのスペースを有効活用できるだけでなく、検索が簡単になり、業務の効率が大幅に向上します。また、テレワークやリモートワークの普及により、どこからでも書類にアクセスできる環境を整えることが求められています。

この記事では、初心者でも簡単に始められる書類の電子化の方法を、ステップごとに詳しく解説していきます。

書類の電子化を始める前に、まず「何を電子化するのか？」を決めることが大切です。すべての紙の書類を電子化する必要はなく、よく使うものや保存しておきたいものから優先的に進めるのがコツです。

次に、電子化するための機材とソフトウェアを準備しましょう。

スキャナー：高性能なスキャナーを使用すると、大量の書類を素早くデジタル化できます。家庭用のものから業務用まで、用途に応じた選び方が重要です。
スマートフォンアプリ：最近では、スマホのカメラを使ってスキャンできるアプリも充実しています。手軽に始めたい方にはおすすめです。
文書管理ソフトウェア：スキャンしたデータを整理・管理するためのソフトウェアも活用しましょう。Google DriveやDropboxなどのクラウドストレージを使うのも便利です。

このように、まずは電子化の対象を決め、適切な機材とソフトウェアを準備することが、スムーズな電子化の第一歩となります。

スキャンをする際には、いくつかのポイントを押さえておくことで、より見やすく、使いやすいデジタルデータを作成することができます。

スキャン時の解像度（dpi）は、書類の種類によって適切なものを選びましょう。

スキャンした書類を保存する際のファイル形式にも注意が必要です。

また、スキャン後は適切なファイル名をつけて整理することで、後で探しやすくなります。

電子化した書類は、しっかりと整理・管理しないと、結局探すのに時間がかかってしまいます。ここでは、効率的な管理方法をご紹介します。

例えば、以下のようなフォルダ構成にすると、書類が整理しやすくなります。

- 会社資料
  ├── 2024
  │   ├── 契約書
  │   ├── 請求書
  │   ├── 会議資料
  ├── 2023
  ├── 2022

「どの書類が何なのか？」を一目で分かるように、統一した命名ルールを決めましょう。
例： 202401_契約書_取引先名.pdf

こうすることで、ファイル検索が格段に楽になります。

電子化したデータは、安全に管理することが重要です。以下のような対策を取りましょう。

電子化した後の紙の書類は、適切に処理しましょう。

今回は、初心者でも簡単に始められる書類の電子化について解説しました。最初は大変に思えるかもしれませんが、一度仕組みを作ってしまえば、業務の効率が大きく向上します。

「どこから手をつけていいかわからない！」という方は、まずは少量の書類から試してみるのがおすすめです。

もし「電子化を進めたいけど、どうすればいいのか分からない」「プロに任せたい」という方がいれば、ぜひ飯島写真製作所にご相談ください！

あなたのオフィスをもっとスマートにするお手伝いをいたします！